Cyberday giver dig ikke kun mulighed for f.eks. at oprette politikker, du kan også holde alle dine dokumentationselementer i en oversigt på ét sted. For at oprette eller få adgang til din dokumentationstabel skal du åbne fanen Dokumentation fra menuen til venstre i din organisations dashboard.
Hvad bruges det til?
I dokumentationsdelen af Cyberday kan du effektivt dokumentere vigtige elementer i dit databehandlingsmiljø på en systematisk måde. Det kan f.eks. være aktiver (datasystemer, datalagre, sites, fysisk udstyr osv.), interessenter (systemleverandører, databehandlere, andre interessenter osv.) eller registreringer (risici, hændelser, kontinuitetsplaner osv.). Du kan starte med at tilføje dokumentationstabellerne og udfylde flere detaljer via vores skabelon for hvert dokumentationselement senere.
Typer af dokumentation
Når du går ind på siden med dokumentationslisten, vil du finde et valg/filter for dokumentationstypen. Når du tilføjer dokumentation, skal du generelt sørge for at have valgt den korrekte dokumentationstype. Dokumentationstypen har indflydelse på dokumentationselementets skabelon. For eksempel er typen "record", som ofte ses som den vigtigste type, dybest set at fortælle, hvad organisationen har gjort. Det er den slags dokumentation, der har et workflow. Du kan læse mere om workflow senere i denne artikel. Til sammenligning er dokumentationen af en risiko mere en rækkefølge af forskellige stadier af risikoen, ikke et workflow.
Arbejde med dokumentationselementer
Hvor finder du denne visning? Dashboard -> Dokumentation
Du vil se en tabel med forskellige dokumentationstyper, såsom datasystemer, revisioner eller cybersikkerhedsrisici. Når du åbner en af disse, vil du også for hvert dokumentationselement på listen få et tilknyttet dokumentationselementkort. Det er en foruddefineret skabelon, som hjælper dig med at udfylde alle de vigtige oplysninger for hvert dokumentationselement. De oplysninger, dokumentationselementkortet beder om, afhænger af typen af dokumentationselement. Du kan til enhver tid redigere oplysningerne i kortet ved at aktivere og deaktivere datafelter (ved hjælp af de tre prikker i øverste højre hjørne). Husk altid at angive en ejer for hvert dokumentationselement.
Sådan tilføjer du elementer til tabellen
Hvis du vil tilføje et dokumentationselement til listen, skal du åbne dokumentationstypen, f.eks. datasystemer, og klikke på knappen "Tilføj datasystem" i øverste højre hjørne.
Når du har klikket på knappen, åbnes et nyt pop op-vindue. Vælg de(t) datasystem(er), du vil tilføje. Bemærk: Når du har valgt datasystemet, vil det blive oprettet på listen, og du behøver ikke at klikke separat på "Tilføj datasystem" igen, du kan lukke vinduet, når du er færdig.
Hvis du har mange dokumentationselementer, som du gerne vil tilføje til listen, kan du vælge "Tilføj mange på én gang..." i nederste venstre hjørne af pip-up-vinduet (se skærmbilledet ovenfor), og et nyt vindue vil åbne:
Klik ind på linjen, hvor der står "Type item name (...)", og begynd at liste dokumentationselementerne. Du kan også kopiere og indsætte en liste over dokumentationselementer (navne) fra et regneark i dette vindue og klikke på "Tilføj".
Udfyldning af skabelonen
Hvor finder man denne visning? Dashboard -> (Systemadministration ->) Dokumentation -> Datasystemer
Når et dokumentationselement er oprettet, kan du udfylde flere oplysninger i dokumentationskortet. Spørgsmålene på kortet afhænger af typen af dokumentation og i nogle tilfælde aktiverede rammer, såsom GDPR. Husk at angive en ejer for hvert element.
Skabelonen kan indeholde oplysninger som den grundlæggende beskrivelse, placering af data og så videre. Du kan redigere spørgsmålene (datafelterne) ved at klikke på de tre prikker i øverste højre hjørne og vælge "Rediger datafelter".
Sådan eksporterer du varerne
Du kan nemt eksportere de forskellige dokumentationslister i forskellige formater. Du kan eksportere i følgende formater:
- en smart rapport
- en PDF-rapport (="printbar rapport")
- en Excel-rapport
Du skal blot åbne den dokumentationsliste, som du gerne vil eksportere, og åbne drop-down-menuen ved at klikke på de tre prikker i øverste højre hjørne. Så kan du vælge mellem en printbar rapport (PDF), en Excel-rapport og en smart-rapport.
At se forskellige visninger af data
Du kan også ændre visningen og filtrere emnerne. Hvis du vil ændre visningen, skal du klikke på de tre prikker i øverste højre hjørne og vælge "Skift visning". I de to skærmbilleder nedenfor kan du se forskellen mellem visningerne. I en af visningerne kan du filtrere listen efter forskellige faktorer, såsom ansvarsområder, udbyder, placering og så videre (se skærmbilledet "Visningsversion 2" nedenfor).
Arbejdsgang
Som nævnt ovenfor har de forskellige dokumentationstyper forskellige skabeloner og måder at arbejde på. Dokumentationstypen "Record" har et specifikt workflow, som beskriver dokumentationselementets fase. I et workflow opdager man først f.eks. et problem som en sikkerhedshændelse, derefter begynder man at arbejde med det ved at beskrive problemet og virkningerne, og fortsætter med behandlingen (skriver forbedringerne ned), indtil problemet (i dette tilfælde en sikkerhedshændelse) er helt løst og kan markeres som lukket. Med filteret i toppen af listen kan du liste dokumentationselementerne efter status for deres arbejdsgang.
Automatisering af status
Vores dokumentationstabeller og skabeloner har en statusautomatiseringsfunktion. Det betyder, at hvis du f.eks. tilføjer et nyt dokumentationselement, og der endnu ikke er tilføjet noget til det, vil status blive vist som "ny" i listen.
Når du åbner det nye dokumentationselementkort og udfylder nogle oplysninger og markerer nogle dele som afsluttet, ændres status automatisk til aktiv, og du behøver ikke at ændre det manuelt.
Som du kan se, vil det ikke kun ændre status til aktiv på kortet, det viser nu også den aktive status i dokumentationslisten:
